‘If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing.’

(W. Edwards Deming)

1  Inleiding

In dit hoofdstuk staan de methoden, best practices, standaarden en frameworks beschreven die gerubriceerd zijn onder het domein Process. Per methode, best practice, standaard en framework volgt een toelichting, gebaseerd op de bijbehorende hoofdbron, aangevuld met informatie uit literatuurbronnen om een zo goed en volledig mogelijk beeld te geven. Vervolgens worden de scores getoond in een radardiagram voor zowel het gebruik als de inhoud. Daarna wordt een reflectie gegeven die de betekenis van deze scores toelicht. In hoofdstuk 14 worden alle methoden, best practices, standaarden en frameworks nogmaals met elkaar vergeleken op de afzonderlijke scores per onderdeel van de vragenlijsten.

2  PRINCE2

2.1                    Toelichting

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) is een gestructureerde aanpak voor projectmanagement, en is in 1989 gepubliceerd door de Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) in Groot Britannië. De basis van PRINCE2 ligt in het door Simpact Systems Ltd ontwikkelde PROMPTII uit 1975. Deze methode is vervolgens overgedragen aan de Office of Government Commerce en verder ontwikkeld. De naam wijzigde ook van PRINCE, primair gericht op IT, naar PRINCE2 om daarmee aan te geven dat deze nieuwe versie geschikt is voor alle soorten projecten. In 2009 werd de huidige versie, PRINCE2 2009 Editie, (OGC, 2009) gepubliceerd. PRINCE2 wordt door de Britse overheid en ook door andere grote organisaties als de facto standaard beschouwd. Sinds 2014 is AXELOS de eigenaar van PRINCE2.

PRINCE2 is een proces-gebaseerde gestructureerde aanpak. PRINCE2 geeft best practices, en de projectmanager is vrij om deze practices toe te passen in het project. De opzet is generiek gemaakt en kent geen verplichtingen wat betreft toepassing in de dagelijkse praktijk. Om dat te ondersteunen, zijn de zeven principes van PRINCE2 in de 2009 editie meer centraal gezet omdat ze universeel, zelf-validerend en zelfbekrachtigend werken (Hedeman & Seegers, 2012). De principes zijn:

1. Betrekken van gebruikers en leveranciers op het hoogste managementplatform van het project.
2. Focus op het bestaansrecht van het project.
3. Risicomanagement en wijzigingenbeheer zijn geheel geïntegreerd in de levenscyclus van het project.
4. ‘Management by exeption’ door het hoogste management in het project.
5. Toepassing van managementfasen met expliciete go/no go-momenten tijdens de faseovergangen.
6. Productgericht plannen als basis voor plannen van activiteiten.
7. Verdelen van werk op basis van werkpakketten.
8. Kwaliteitsreviews vanaf de start van de uitvoering van het project.
9. Scheiden van management en techniek.
10. Autorisatie van de benodigde inzet van mensen en middelen bij goedkeuring van de start van een fase.

PRINCE2 benoemt zeven thema’s die aandacht verdienen en waarmee risico’s in projecten kunnen worden verminderd:

• Business case, waarbij de zakelijke legitimatie van een project is beschreven. De voor- en nadelen zijn afgewogen en de kosten en baten zijn in kaart gebracht.
• Organisatie: beschrijft de structuur van het project en de diverse rollen.
• Kwaliteit: de wijze waarop de oorspronkelijke contouren van de opdracht vertaald worden in kwaliteitscriteria.
• Planning: een goede planning van de activiteiten, mijlpalen en benodigde capaciteit, gebaseerd op de techniek van Product Based Planning.
• Risico’s: manieren waarop je onzekerheden kunt managen in de planning en in de omgeving, onder meer via analyse van de risico’s en het treffen van juiste maatregelen.
• Veranderingen: de wijze waarop projectmanagement omgaat met invloeden die impact hebben op één van de baselines van het project.
• Voortgang: besluitvorming en het monitoren van de voortgang, inclusief de maatregelen die genomen moeten worden met betrekking tot de voortgang en de bijbehorende escalatieniveaus. Men zal veranderingen in de projectopdracht moeten blijven monitoren en doorvoeren in de aanpak, de business case en de planning.

PRINCE2 kent de volgende processen:

• Opstarten van een Project (OP), waarin de basis wordt gelegd voor het project. De doelen en middelen worden beschreven en er wordt een stuurgroep opgericht.
• Sturen van een Project (SP), een continu proces waarin het project bestuurd wordt. Dit proces ziet toe op de verschillende fasen en bestuurt op basis van de uitgangspunten zoals vastgelegd in de business case
• Initiëren van een Project (IP), waarbij het project en de uitgangspunten van het project in ‘contractvorm’ worden vastgelegd in de Project Initiation Documentation (PID).
• Beheersen van een Fase (BF), een hulpmiddel voor de dagelijkse activiteiten van een projectmanager, waaronder bijvoorbeeld de verdeling van werk, issue- en changemanagement, status-updates, rapportages en escalaties.
• Managen Productoplevering (MP), een mechanisme voor het afbakenen van werkpakketten en het rapporteren over de voortgang en de oplevering daarvan.
• Managen Faseovergangen (MF), gaat over het managen van de overgang van de verschillende fasen in het project.
• Afsluiten van een Project (AP), waarbij de opgeleverde resultaten terug gaan naar de lijnorganisatie, en waarbij klanten en managers worden gevraagd in hoeverre zij tevreden zijn over de resultaten.
• Opstellen van een Plan (PL), waarin het planningsproces wordt beschreven ter ondersteuning van de fases opstarten en initiëren van een project en het managen van de productoplevering en de faseovergangen.

Figuur 1 Procesmodel PRINCE2 (bron: AXELOS)

2.2                    Weging

PRINCE2 – gebruik

Figuur 2 PRINCE2 gebruik

PRINCE2 – inhoud

Figuur 3 PRINCE2 inhoud

2.3                    Reflectie

PRINCE2 is een wereldwijd toegepaste projectmanagementmethode die door AXELOS (de huidige eigenaar) goed beheerd wordt, en als de de facto standaard wordt gepresenteerd. Het is een volwassen aanpak, waarbij ook de vernieuwing van de aanpak belangrijk is. Dat is ook terug te lezen in de analyse van PRINCE2: op bijna alle aspecten scoort PRINCE2 hoog wat betreft gebruik. Alleen in de wijze van ondersteunen en op gebied van de achterliggende denkwijze is een iets lagere score zichtbaar. De lagere score bij ondersteuning heeft te maken met het feit dat PRINCE2 geen uitgewerkte formulieren meegeeft, maar de projectmanager zelf zijn practice laat ontwikkelen. Dat maakt dat in de beoordeling aan ondersteuning een lagere score wordt gegeven. De denkwijze achter PRINCE2 is minder helder. Het is vooral gericht op inzetten van practices en het beschrijven van de bouwblokken van een project in tijd, inhoud en deliverables. De inhoudelijke filosofie daarvan wordt in PRINCE2 niet uitgebreid toegelicht.

Inhoudelijk is PRINCE2 vooral sterk in de projecttechnieken en processen. Op de relatie met de omgeving, de interne en externe communicatie en de relatie met andere projecten scoort PRINCE2 hoog. Dat laatste komt niet veel voor in andere projectmanagementmethoden. De eigenaar van PRINCE2 beheert een groter pakket van methoden en frameworks voor governance en portfoliomanagement. Daardoor is ook de relatie tussen al deze gerelateerde methoden en frameworks in PRINCE2 nadrukkelijk meegenomen. Uitspraken over veranderkundige aspecten en de plek binnen de organisatie staan verder af van PRINCE2. Dat is verklaarbaar, immers PRINCE2 wordt gebruikt om een project goed uit te voeren, en niet om de rationale achter een project te verklaren. De twee aspecten die lager scoren hebben vooral te maken met de programma-aanpak. In PRINCE2 wordt methodisch een inhoudelijke link gelegd met deze gerelateerde en bovenliggende onderwerpen.

PRINCE2 is een veel gebruikte projectmanagementmethode voor projecten met een IT-component, en wordt daarnaast regelmatig gebruikt in evaluaties van die projecten. Evaluatoren ‘spreken’ vaak de ‘taal’ van PRINCE2 en nemen de uitgangspunten van projectmanagement impliciet of expliciet mee in evaluaties. De aanpak geeft dan ook prima houvast aan evaluatoren die vanuit (bedrijfs)processen en kaders willen evalueren. Een project is overigens niet ‘goed’ als alles volgens het ‘boekje’ van PRINCE2 uitgevoerd is en is opgenomen in de projectdocumentatie. PRINCE2 is gebaseerd op best practices, en het is vervolgens de vraag of de juiste practices op de goede manier zijn toegepast. PRINCE2 is daarnaast ingebed in een hele familie van best practices waardoor voor evaluaties ook relatief eenvoudig kan worden geput uit aanpalende instrumenten voor de projectmanagementorganisatie, het programmamanagement, het portfoliomanagement of de diverse volwassenheidsmodellen. De analyse van een project aan de hand van PRINCE2 kan via evaluaties veel inzichten opleveren voor de betrokkenen bij een project. PRINCE2 kijkt daarbij ook met een procesgerichte blik, een blik die kan helpen om de evaluatie volgens deze projectmanagementmethode te structureren.

 

Wouter Bronsgeest

The post Referentiemodellen in het domein Process – PRINCE2 appeared first on EN | Van Haren Publishing.