1 Toelichting

Het Amerikaanse Project Management Instituut (PMI) is een non-profit-instelling die kennis over projectmanagement bij elkaar brengt met het doel deze kennis te verbeteren. Deze kennis wordt vastgelegd in de ‘Body of Knowledge’, waarin de algemeen geaccepteerde kennis over projectmanagement bijeengebracht is (PMI, 2013). In 1983 publiceerde het PMI voor het eerst globale projectmanagementstandaarden, en in 1987 verscheen de eerste versie van de Project Management Body of Knowlegde. In 2013 is de vijfde editie van de PMBOK Guide gepubliceerd, een afgeleide van de PMBOK.

De PMBOK Guide heeft op veel punten overeenkomsten met de ISO21500 voor projectmanagement, en is tevens gebruikt als input voor de ISO21500 (Zandhuis&Stellingwerf, 2011). Ook de ISO10006 met de richtlijn voor kwaliteitsmanagement voor projecten komt op enkele punten overeen met de PMBOK Guide. De PMBOK Guide en ISO worden met elkaar vergeleken in diverse publicaties, maar zijn los van elkaar ontwikkeld.

De PMBOK Guide onderkent de onderstaande groepen van processen. Deze processen herhalen zich vaak gedurende een project; het zijn dus geen opeenvolgende stappen of fasen!
1. Initiation Process Group, de initiërende processen.
2. Planning Process Group, de planningsprocessen.
3. Execution Process Group, de uitvoerende processen.
4. Monitoring and Controlling Proces Group, de beheersingsprocessen.
5. Closing Process Group, de afsluitende processen.

Figuur 1: Processen binnen de PMBoK (bron: PMBoK, Nederlandse vertaling, 2006)

Daarnaast kent de PMBOK Guide tien kennisgebieden. De kennisgebieden hebben ieder hun onderliggende processen, practices, inputs, outputs en hulpmiddelen om de stap te zetten (Zandhuis et al., 2013):
1. Project Integration Management.
2. Project Scope Management.
3. Project Time Management.
4. Project Cost management.
5. Project Quality Management.
6. Project Human Resource Management.
7. Project Communications Management.
8. Project Risk Management.
9. Project Procurement Management.
10. Project Stakeholder Management.

Het PMI heeft meerdere uitbreidingen op de PMBOK Guide gepubliceerd, waaronder Government Extension 3rd edition, dat in 2006 verscheen als aanvulling op de PMBOK Guide 3rd edition. Sindsdien zijn er geen nieuwe versies van deze Extension gepubliceerd (PMI, 2006). Met deze uitbreiding sluit de methode beter aan op het gebruik binnen de publieke sector. De PMBOK Guide is generiek van opzet, maar tevens wordt onderkend dat binnen overheidsorganisaties andere aspecten de aandacht verdienen. Overheidsprojecten zijn namelijk uniek in de zin dat er wettelijke beperkingen gelden voor projecten, dat verantwoording aan het publiek afgelegd moet worden en dat er gebruik wordt gemaakt van publieke middelen. En ook in de projectuitvoering zijn er verschillen (PMI, 2006):

• De fasering van een project kan anders zijn, bijvoorbeeld door aanbestedingsregels, andere ‘stakeholders’ van een project (waaronder de pers, de wetgever, burgers en regulerende en toezichthoudende instellingen).
• Budgetteringssystemen zijn anders. Budgetteringen lopen vaak gedurende een jaar of per electorale periode.
• Een overheidsorganisatie is vaak anders georganiseerd dan een bedrijf. Verantwoordelijkheden liggen bij publieke organisaties soms op andere plekken dan bij private organisaties. Projecten hebben medestanders en tegenstanders, bijvoorbeeld in de vorm van de politieke oppositie, waardoor het project ter discussie kan komen te staan ongeacht de projectresultaten en –voortgang.

2 Weging

PMBOK Guide – gebruik

Figuur 2: PMBOK Guide gebruik

PMBOK – inhoud

Figuur 3: PMBOK Guide inhoud

3 Reflectie

De PMBOK Guide is een projectmanagementaanpak die wereldwijd wordt toegepast. In Nederland is PRINCE2 wellicht wat bekender, maar ook de PMBOK Guide behoort tot het basisinstrumentarium van veel projectmanagers in Nederland en Europa. De eigenaar van de PMBOK Guide is gevestigd in de V.S. De PMBOK Guide is een volwassen projectmanagementaanpak, waarbij ook de vernieuwing van de aanpak belangrijk is. In de analyse van de PMBOK Guide scoren alle gebruiksaspecten hoog, behalve de denkwijze en de ondersteuningswijze, die scoren lager. Dat komt door de in verhouding beperkte aanwezigheid van tooling en hulpmiddelen. De PMBOK Guide is daarnaast een set van best practices die uit het vakgebied is ontstaan. Inhoudelijke achtergronden op het gebied van veranderkunde of cultuur zijn minder duidelijk beschreven in de aanpak; men is uitgegaan van de verzamelde en gecumuleerde kennis van professionals in het vakgebied. Daardoor is er minder te lezen over de relatie met andere inhoudelijke disciplines.

Inhoudelijk is de PMBOK Guide sterk op meerdere aspecten, met name de project- technieken en processen, de relatie met de omgeving, de interne en externe communicatie en de relatie met andere projecten. Daarin onderscheidt de PMBOK Guide zich van de meeste andere projectmanagementmethoden. De PMBOK Guide richt zich niet zo nadrukkelijk op veranderkundige aspecten, mede omdat de focus ligt op het uitvoeren van een project. In vergelijking tot PRINCE2 besteedt de PMBOK Guide wel meer aandacht voor de projectrollen en competenties, en scoort dan ook hoger op het aspect ‘projectorganisatie en -management’.

De PMBOK Guide is als basis voor de inrichting en uitvoering van projecten een veelgebruikte projectmanagementaanpak. In evaluaties wordt in de praktijk minder vaak rechtstreeks gerefereerd aan de PMBOK Guide. Net als andere projectmanagementmethodieken geeft de PMBOK Guide een prima houvast aan evaluatoren die vanuit (bedrijfs)processen en kaders willen evalueren. De PMBOK Guide biedt ons tot op gedetailleerd niveau diverse practices, die allemaal toetsbaar en bruikbaar zijn in een evaluatie van het functioneren van een project: vooraf, tijdens of na afloop van het project. Wat de PMBOK Guide uniek maakt is dat er een speciale overheids ‘add-on’ bestaat, waardoor evalueren bij profit- en non-profitorganisaties eenvoudiger binnen handbereik is. Daarnaast heeft het PMI een eigen volwassenheidsmodel gepubliceerd. De PMBOK Guide en het volwassenheidsmodel OPM3 zijn aan elkaar gerelateerd, hetgeen een voordeel is bij een evaluatie waarbij volwassenheid een thema is. Tot slot is de relatie met de ISO21500 interessant, zeker indien inhoudelijke verbreding wordt gezocht in de evaluatie. De PMBOK Guide kent in tegenstelling tot PRINCE2 geen fasen in de projectaanpak, maar groepen van processen. Daardoor zal bij een evaluatie die uitgaat van de PMBOK Guide het accent minder komen te liggen op het projectmanagementproces, maar meer op de inhoudelijke onderwerpen van een project.

 

Wouter Bronsgeest

The post Referentiemodellen in het domein Process – PMBOK Guide appeared first on EN | Van Haren Publishing.